Objectifs
- Comprendre les différentes méthodes de classement
- Utiliser l’archivage comme outil de qualité
- Installer une méthode simple de classement et d’archivage
- Mettre en place les règles d’archivage adaptées à son entreprise
- Créer un guide d’archivage
Public cible
Tout le personnel d’une même entreprise.
Aspects pratiques
Selon vos disponibilités (dans vos locaux)
Durée : Minimum 4 jours (varie selon le volume des travaux)
Prix unitaire : faire une demande de devis
Pour toute information, contactez-nous
Programme
Le classement : outil d’efficacité
- Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations
- Valider les objectifs d’un classement efficace
- Faire un diagnostic interne
Déterminer une méthode de classement
- Analyser l’information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
- Faire un inventaire des méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
- Choisir une technique de classement adaptée
Créer une structure pour les dossiers
- Définir la structure d’un dossier
- Choisir des titres pertinents
Cartographier l’accès au classement
- Créer un plan de classement
- Communiquer sur le classement et son accès
- Utiliser une même base de stockage de l’information
- Harmoniser les classements « papier et électronique »
Mettre en place la dématérialisation pendant l’archivage
- Distinguer la durée de conservation légale et pratique
- Définir la dématérialisation et les règles légales
- Gérer le plan d’archivage et les sauvegardes des dossiers
Mise en place d’un plan d’action
- Définir les équipes d’archivage
- Valider le processus de dématérialisation
- Restructurer et titrer les dossiers
Finalisation des travaux
- Vérifier le respect des règles définies
- Faire des tests sur l’archivage
- Documenter les règles d’archivage et de dématérialisation